Betriebsprüfung

Rechtssichere Begleitung gegenüber dem Finanzamt

Eine Betriebsprüfung kann für Unternehmen, Selbstständige, Freiberufler und Geschäftsführer erhebliche finanzielle und persönliche Risiken auslösen. Geprüft werden regelmäßig Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer und Lohnsteuer sowie die zugrunde liegende Buchführung.

Die Finanzverwaltung kann dabei nicht nur Unterlagen anfordern, sondern auch digitale Buchführungsdaten auswerten, Geschäftsräume besichtigen, Auskünfte verlangen und die Besteuerungsgrundlagen bei Mängeln schätzen.

Eine Betriebsprüfung sollte deshalb nicht als bloße Routinekontrolle behandelt werden. Bereits die Prüfungsanordnung kann für Rechtsbehelfsfristen, Verjährungsfragen und die Möglichkeit einer späteren Selbstanzeige entscheidend sein.

1. Was ist eine Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung, rechtlich Außenprüfung, dient der Ermittlung und Beurteilung der steuerlich bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse. Zweck ist eine gleichmäßige Besteuerung. Die Prüfung soll nach der seit dem 10. September 2026 geltenden Außenprüfungsordnung grundsätzlich risikoorientiert und zeitnah erfolgen.

Eine Außenprüfung ist bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind. Bei anderen Steuerpflichtigen gelten zusätzliche gesetzliche Voraussetzungen.

Die Prüfung kann sich auf mehrere Steuerarten, mehrere Besteuerungszeiträume oder bestimmte Sachverhalte beziehen. Ihr Umfang muss durch die Finanzbehörde in einer Prüfungsanordnung bestimmt werden.

2. Wer kann geprüft werden?

Betroffen sein können insbesondere:

• Einzelunternehmen;
• Gesellschaften und Konzerne;
• GmbHs und Aktiengesellschaften;
• Personengesellschaften;
• Freiberufler;
• Praxisgemeinschaften;
• Unternehmen mit Auslandssachverhalten;
• Arbeitgeber hinsichtlich der Lohnsteuer;
• Unternehmer hinsichtlich der Umsatzsteuer;
• Geschäftsführer und Gesellschafter, soweit ihre steuerlichen Verhältnisse einbezogen werden.

Die Prüfungsanordnung muss sich grundsätzlich an das konkrete Prüfungssubjekt richten. Werden die steuerlichen Verhältnisse von Gesellschaftern oder Organmitgliedern einbezogen, sind die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und Bekanntgaben gesondert zu prüfen.

3. Was muss eine Prüfungsanordnung enthalten?

Die Prüfungsanordnung muss insbesondere die Rechtsgrundlagen, die zu prüfenden Steuerarten, gegebenenfalls bestimmte Sachverhalte und den Prüfungszeitraum nennen. Sie ist schriftlich oder elektronisch zu erteilen und mit einer Rechtsbehelfsbelehrung zu versehen.

Die Prüfungsanordnung konkretisiert:

• die Person des Steuerpflichtigen;
• die sachlich geprüften Steuerarten und Sachverhalte;
• die zeitlich geprüften Besteuerungszeiträume;
• die Duldungspflicht;
• den Umfang der Mitwirkungspflichten;
• die Reichweite des späteren Prüfungsberichts;
• die von der Prüfung erfasste Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist.

Eine unklare oder fehlerhafte Prüfungsanordnung kann rechtlich angegriffen werden. Die Prüfung ihres Inhalts ist besonders wichtig, wenn der Zeitraum erweitert, eine Anschlussprüfung angeordnet oder auf bereits regulär verjährte Zeiträume zugegriffen wird.

4. Wie viel Zeit bleibt bis zum Prüfungsbeginn?

Die Prüfungsanordnung sowie der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sind grundsätzlich angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn bekanntzugeben, sofern der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Nach der seit dem 10. September 2026 geltenden Außenprüfungsordnung gelten regelmäßig vier Wochen bei Großbetrieben und zwei Wochen bei anderen Betrieben als angemessen.

Auf Antrag soll der Prüfungsbeginn verlegt werden, wenn wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Als Beispiele kommen insbesondere die Erkrankung einer für die Prüfung erforderlichen Person, erhebliche Betriebsstörungen, Umbauarbeiten oder höhere Gewalt in Betracht.

Die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung löst wichtige Fristen aus. Die Einspruchsfrist beträgt grundsätzlich einen Monat ab Bekanntgabe.

5. Kann man sich gegen eine Betriebsprüfung wehren?

Gegen die Prüfungsanordnung ist grundsätzlich Einspruch statthaft. Der Einspruch muss innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe eingelegt werden.

Der Einspruch hat jedoch grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung. Die Prüfung läuft daher weiter, wenn nicht zusätzlich eine Aussetzung der Vollziehung beantragt und gewährt wird.

Die Erfolgsaussichten eines Vorgehens hängen insbesondere davon ab, ob:

• die falsche Person als Prüfungssubjekt bezeichnet wurde;
• der Prüfungsumfang unklar ist;
• die Prüfungsanordnung nicht ausreichend begründet ist;
• der Prüfungszeitraum fehlerhaft erweitert wurde;
• die Voraussetzungen für eine Prüfung bei einem Nichtunternehmer fehlen;
• bereits Festsetzungsverjährung eingetreten ist;
• eine Anschlussprüfung ohne tragfähige Begründung angeordnet wurde;
• die Prüfung unverhältnismäßig oder schikanös durchgeführt wird.

Die gerichtliche Kontrolle ist allerdings grundsätzlich auf Ermessensfehler beschränkt. Entscheidend ist daher regelmäßig nicht, ob die Finanzverwaltung die zweckmäßigste Entscheidung getroffen hat, sondern ob sie gesetzliche Grenzen überschritten oder ihr Ermessen fehlerhaft ausgeübt hat.

6. Welcher Prüfungszeitraum ist zulässig?

Bei Großbetrieben und bestimmten Konzernunternehmen kann die Prüfung grundsätzlich an den vorhergehenden Prüfungszeitraum anschließen. Bei anderen Betrieben soll der Prüfungszeitraum regelmäßig nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen.

Eine Erweiterung über drei Jahre hinaus kann insbesondere zulässig sein, wenn:

• erhebliche Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu erwarten sind;
• der Verdacht einer Steuerstraftat besteht;
• der Verdacht einer Steuerordnungswidrigkeit besteht;
• die Besteuerungsgrundlagen ohne Erweiterung nicht zuverlässig festgestellt werden können;
• eine erneute oder besondere Prüfung sachlich begründet ist.

Die Finanzverwaltung ist bei dieser Ermessensentscheidung an die Betriebsprüfungsordnung als ermessenslenkende Verwaltungsvorschrift gebunden. Diese Selbstbindung kann auch im gerichtlichen Verfahren relevant sein.

7. Wann beginnt die Betriebsprüfung?

Die Prüfung beginnt nicht allein dadurch, dass der Prüfer erscheint oder die Prüfungsanordnung übergibt. Erforderlich sind nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung konkrete Prüfungshandlungen zur Ermittlung des Steuerfalls.

Als Prüfungshandlungen kommen insbesondere in Betracht:

• ein informatives Eröffnungsgespräch;
• das Verlangen nach Büchern oder Belegen;
• konkrete Auskunftsersuchen;
• die Entgegennahme und Auswertung von Buchführungsdaten;
• die Prüfung konkreter betrieblicher Sachverhalte;
• die Ermittlungshandlung gegenüber dem Steuerpflichtigen oder Dritten.

Die Abgrenzung ist für die Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist von besonderer Bedeutung. Bloße Terminabsprachen oder allgemeine Prüfungsvorbereitungen reichen nicht ohne Weiteres aus; konkrete, ernsthafte Ermittlungshandlungen können dagegen den Prüfungsbeginn bewirken.

8. Welche Mitwirkungspflichten bestehen?

Der Steuerpflichtige muss bei der Ermittlung steuerlich erheblicher Sachverhalte mitwirken. Er muss insbesondere Auskünfte erteilen, Bücher und Aufzeichnungen vorlegen, Geschäftspapiere und Urkunden zugänglich machen und die zum Verständnis der Unterlagen notwendigen Erläuterungen geben.

Die Prüfung findet grundsätzlich während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit statt. Der Prüfer darf Geschäftsgrundstücke und Betriebsräume betreten und besichtigen. Bei der Betriebsbesichtigung soll der Betriebsinhaber oder sein Beauftragter hinzugezogen werden.

Ist ein geeigneter Geschäftsraum vorhanden, findet die Prüfung grundsätzlich dort statt. Besteht kein geeigneter Geschäftsraum, kann die Prüfung in den Wohnräumen oder an Amtsstelle durchgeführt werden.

Die Mitwirkungspflicht ist jedoch nicht grenzenlos. Umfang und Art der Vorlageverlangen müssen sich am Prüfungszweck, an den betrieblichen Gegebenheiten und am Verhältnismäßigkeitsgrundsatz orientieren.

9. Was gilt bei digitalen Buchführungsdaten?

Die Finanzverwaltung kann im Rahmen einer Außenprüfung:

• unmittelbar Einsicht in gespeicherte Daten nehmen;
• verlangen, dass der Steuerpflichtige Daten nach Vorgaben maschinell auswertet;
• die Übertragung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format verlangen.

Der Datenzugriff betrifft grundsätzlich die nach § 147 AO aufzubewahrenden Unterlagen. Er begründet keine vollständige Offenbarungspflicht für sämtliche Unternehmensdaten. Steuerlich nicht relevante oder überschießende Daten können deshalb unter dem Gesichtspunkt der Erforderlichkeit, Verhältnismäßigkeit und gegebenenfalls eines Verwertungsverbots problematisch sein.

Besondere Aufmerksamkeit erfahren deshalb regelmäßig:

• Finanzbuchhaltung;
• Lohnbuchhaltung;
• Warenwirtschaftssysteme;
• Kassensysteme;
• Fakturierung;
• Dokumentenmanagementsysteme;
• E-Mail-Archive;
• Verfahrensdokumentationen;
• Schnittstellen zwischen Vorsystemen und Finanzbuchhaltung;
• Zugriffs- und Änderungsprotokolle.

Bei elektronischen Aufzeichnungssystemen gelten zusätzlich besondere Anforderungen an vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen sowie an die technische Sicherheitseinrichtung.

10. Was geschieht bei Kassenproblemen?

Bei einer Kassen-Nachschau darf die Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und des elektronischen Aufzeichnungssystems zu prüfen.

Die Kassen-Nachschau kann ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen, wenn die Feststellungen hierzu Anlass geben. Auf den Übergang muss schriftlich hingewiesen werden.

Negative Kassenbestände, fehlende Verfahrensdokumentationen, nicht nachvollziehbare Warenbewegungen, unvollständige Einzelaufzeichnungen und unstimmige Zeitreihen können zu einer vertieften Prüfung und gegebenenfalls zu Hinzuschätzungen führen.

11. Wann darf das Finanzamt schätzen?

Eine Schätzung kommt insbesondere in Betracht, wenn der Steuerpflichtige keine ausreichenden Auskünfte erteilt, Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorlegt, die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist oder tatsächliche Anhaltspunkte für unvollständige oder unrichtige Angaben bestehen.

Die Schätzung muss sich an den bekannten tatsächlichen Umständen orientieren. Sie darf keine zusätzliche Sanktion darstellen und muss methodisch nachvollziehbar und plausibel sein.

Im Steuerstrafverfahren gelten zusätzliche Anforderungen. Eine Schätzung, die wegen Verletzung steuerlicher Mitwirkungspflichten im Besteuerungsverfahren vorgenommen wurde, kann nicht ohne Weiteres zur Grundlage einer strafrechtlichen Verurteilung gemacht werden.

Bei einer Hinzuschätzung prüfe ich deshalb insbesondere:

• die Schätzungsmethode;
• die verwendeten Vergleichsdaten;
• die Vollständigkeit der Ausgangsdaten;
• die Einbeziehung von Eigenverbrauch und Schwund;
• die tatsächliche Waren- und Personalstruktur;
• die rechnerische Herleitung;
• die Begründung des Prüfers;
• die steuerliche und gegebenenfalls strafrechtliche Verwertbarkeit.

12. Was ist eine Schlussbesprechung?

Führt die Prüfung zu Änderungen der Besteuerungsgrundlagen, ist grundsätzlich eine Schlussbesprechung durchzuführen, sofern der Steuerpflichtige nicht darauf verzichtet.

In der Schlussbesprechung werden insbesondere strittige Sachverhalte, die rechtliche Würdigung und die steuerlichen Auswirkungen erörtert. Sie kann mit Zustimmung des Steuerpflichtigen auch telefonisch oder elektronisch durchgeführt werden.

Die Schlussbesprechung dient der Gewährung rechtlichen Gehörs und kann dazu beitragen, Streitpunkte vor Erlass geänderter Steuerbescheide zu klären. Sie kann auch Anlass für eine tatsächliche Verständigung über die tatsächlichen Grundlagen eines Sachverhalts sein. Die konkrete Steuerhöhe darf jedoch nicht beliebig verbindlich vereinbart werden.

Neue oder bislang nicht ausreichend aufgeklärte Sachverhalte sollten nicht ohne Vorbereitung abschließend akzeptiert werden. Die Schlussbesprechung kann unterbrochen oder vertagt werden, wenn eine sachgerechte Stellungnahme andernfalls nicht möglich ist.

13. Was ist im Prüfungsbericht zu prüfen?

Über das Ergebnis der Außenprüfung ergeht ein schriftlicher oder elektronischer Prüfungsbericht. Darin müssen die steuerlich erheblichen Feststellungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht sowie die Änderungen der Besteuerungsgrundlagen dargestellt werden.

Der Prüfungsbericht ist regelmäßig die Grundlage für die spätere Auswertung durch die Veranlagungsstelle und für geänderte Steuerbescheide. Auf Antrag ist er vor seiner Auswertung zu übersenden, damit der Steuerpflichtige innerhalb angemessener Zeit Stellung nehmen kann.

Besonders sorgfältig prüfe ich insofern:

• die zutreffende Wiedergabe des Sachverhalts;
• die Beweismittel und tatsächlichen Feststellungen;
• die steuerrechtliche Würdigung;
• die Mehr- und Minderergebnisse;
• die Auswirkungen auf mehrere Steuerarten;
• die Behandlung von Folgejahren;
• die Festsetzungsverjährung;
• mögliche straf- oder bußgeldrechtliche Hinweise;
• die Voraussetzungen einer verbindlichen Zusage für die Zukunft.

14. Welche Steuerbescheide können nach der Prüfung geändert werden?

Nach einer Außenprüfung kann das Finanzamt den Steuerbescheid zunächst ändern, wenn sich aus der Prüfung eine höhere Steuer ergibt. Ob und in welchem Umfang dies möglich ist, hängt davon ab, ob der Bescheid noch unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht oder bereits endgültig ist.

Ist der Bescheid aufgrund der Außenprüfung geändert worden, kann das Finanzamt ihn wegen später bekannt gewordener Tatsachen grundsätzlich nur noch ändern, wenn eine Steuerhinterziehung oder leichtfertige Steuerverkürzung vorliegt. Andere gesetzliche Änderungsmöglichkeiten bleiben unberührt.

Das macht den Inhalt der Prüfungsanordnung und des Prüfungsberichts besonders wichtig. Eine fehlerhafte oder unvollständige Prüfung kann nicht allein dadurch korrigiert werden, dass später beliebige neue Tatsachen außerhalb des geprüften Umfangs herangezogen werden.

15. Wann wird aus der Betriebsprüfung ein Steuerstrafverfahren?

Ein Mehrergebnis kann Anlass für ein Steuerstrafverfahren sein, muss aber nicht automatisch einen strafrechtlichen Anfangsverdacht begründen.

Die steuerliche Außenprüfung und das Steuerstrafverfahren sind voneinander zu trennen. Im Besteuerungsverfahren bestehen weitreichende Mitwirkungspflichten. Im Strafverfahren gilt dagegen der Grundsatz, dass niemand gezwungen werden darf, sich selbst zu belasten.

Wichtig ist deshalb, wann der Prüfer nicht mehr nur objektive Besteuerungsgrundlagen ermittelt, sondern den subjektiven Tatbestand einer Steuerhinterziehung oder leichtfertigen Steuerverkürzung untersucht. Ab diesem Zeitpunkt müssen Belehrung, Verfahrenswechsel und die Verwertbarkeit der gewonnenen Informationen besonders geprüft werden.

16. Was sollte bei einer möglichen Selbstanzeige beachtet werden?

Eine Selbstanzeige muss vollständig und rechtzeitig sein. Für unverjährte Steuerstraftaten einer Steuerart müssen grundsätzlich sämtliche unrichtigen oder unvollständigen Angaben berichtigt, ergänzt oder nachgeholt werden.

Die strafbefreiende Wirkung kann unter anderem ausgeschlossen sein, wenn:

• eine Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde;
• der Prüfer zur steuerlichen Prüfung erschienen ist;
• ein Straf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet und bekanntgegeben wurde;
• die Tat bereits entdeckt war oder mit ihrer Entdeckung gerechnet werden musste;
• die verkürzte Steuer 25.000 Euro je Tat übersteigt;
• ein besonders schwerer Fall der Steuerhinterziehung vorliegt.

Eine Selbstanzeige oder Berichtigung darf deshalb nicht ohne vorherige Prüfung der Tatsachen, Zeiträume, Steuerarten, Entdeckungsgefahr und Zahlungsfähigkeit abgegeben werden.

17. Was sollte ich nach Zugang der Prüfungsanordnung tun?

Nach Zugang der Prüfungsanordnung sollten Sie:

• die Bekanntgabe und den Fristbeginn dokumentieren;
• Steuerarten, Zeiträume und Sachverhalte kontrollieren;
• die Einspruchsfrist von einem Monat notieren;
• die Rechtmäßigkeit und den Umfang der Anordnung prüfen lassen;
• einen Antrag auf Verlegung des Prüfungsbeginns prüfen lassen;
• die Festsetzungsverjährung und Ablaufhemmung berechnen lassen;
• digitale Daten und Verfahrensdokumentationen sichern;
• keine Unterlagen löschen oder nachträglich verändern;
• Ansprechpartner im Unternehmen festlegen;
• Gespräche mit dem Prüfer dokumentieren;
• mögliche Berichtigungs- oder Selbstanzeigerisiken vor jeder Einlassung prüfen lassen;
• die Schlussbesprechung und den Prüfungsbericht frühzeitig vorbereiten.

Eine nachträgliche Veränderung von Buchungen oder Aufzeichnungen kann eigene steuerliche und strafrechtliche Risiken auslösen. Elektronische Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben.

18. Meine anwaltliche Unterstützung

Ich unterstütze Unternehmen, Geschäftsführer, Gesellschafter, Freiberufler und Selbstständige insbesondere bei:

• Prüfung und Anfechtung der Prüfungsanordnung;
• Kontrolle des Prüfungszeitraums;
• Prüfung der Festsetzungsverjährung;
• Antrag auf Aussetzung der Vollziehung;
• Antrag auf Verlegung des Prüfungsbeginns;
• Vorbereitung und Begleitung der Außenprüfung;
• Kommunikation mit Betriebsprüfern;
• digitalen Datenzugriffen;
• Kassen-Nachschauen;
• Buchführungs- und Verfahrensdokumentationsmängeln;
• drohenden Hinzuschätzungen;
• Umsatzsteuer- und Vorsteuerfragen;
• Lohnsteuer- und Haftungsfragen;
• internationalen Sachverhalten;
• Schlussbesprechungen;
• Prüfungsberichten;
• tatsächlichen Verständigungen;
• Änderungsbescheiden;
• Einspruchsverfahren;
• parallelen Steuerstrafverfahren;
• Berichtigung nach § 153 AO;
• Selbstanzeigen nach § 371 AO.

19. Betriebsprüfung – bundesweite Beratung

Eine Betriebsprüfung ist kein rein technischer Vorgang. Sie kann über mehrere Jahre zurückreichen, die Festsetzungsfrist hemmen, erhebliche Nachzahlungen auslösen und bei entsprechenden Verdachtsmomenten in ein Steuerstrafverfahren übergehen.

20. FAQ